Outlook-Archive verwalten
Neues Jahr, neue Outlook-Archive? Jedenfalls ist der Jahresanfang bei mir die Zeit, mein Mailarchiv aus dem Vorjahr abzuschließen und ein neues zu beginnen. Das hat mehrere Vorteile:
- Wer die archivierten Mails nicht rechtzeitig aufteilt (oder löscht
), stellt bei etwa 2 GB Daten fest, dass Outlook streikt. Größere Dateien kann das Programm nicht verwalten. Dann meldet es Fehler oder ruft einfach keine neuen Mails mehr ab. - Mit Jahresdaten versehen lassen sich die Mailarchive immer wieder in das laufende Outlook integrieren, falls man in älteren Mails etwas nachlesen muss.
- Ältere Archive können auch extern (2. Partition, externe Platte usw.) abgelegt werden. Es muss ja nicht alles auf der Systempartition rumliegen.
Und wie geht das jetzt? Zunächst müssen mal alle Mails bis zum Stichtag 31.12. über Datei -> Archivieren in den gewünschten Archivordner verschoben werden. Ist die Archivierung abgeschlossen, sollte man erst mal einen neuen Ordner für 2006 anlegen über Datei -> Datendateiverwaltung -> Hinzufügen -> neuen Ordner erstellen. Nach der Bestätigung ist dieser noch leere in Outlook verfügbar. Danach kann er als Standardarchiv für die Autoarchiverung festgelegt werden über Extras -> Optionen -> Weitere -> AutoArchivierung -> alte Elemente verschieben nach… Fertig!
Wenn man jetzt etwas im Vorjahresarchiv nachlesen muss (was ja im Januar durchaus häufiger vorkommt 
), dann kann dieses Archiv zusätzlich ebenfalls über Datei -> Datendateiverwaltung hinzugefügt und nach Gebrauch auch wieder abgehängt werden.
Nach meiner Erfahrung ist es gut, wenn man seine Ablageordner gleich mal aufräumt. Um Dubletten zu löschen hilft das Tool Outlook Duplicates Remover, das es allerdings nur in Englisch gibt.
Tipp: Um die Suche zu beschleunigen kann man auch nur nach doppelten Mails suchen lassen und zwar nur in der näheren Umgebung, z.B. mit “Limit searches to nearest 50 items”. Sonst kann die Suche in einem 1 GB großen Mailarchiv schon mal einen ganzen Tag dauern.
Anschließend noch das Verzeichnis “Gesendete Objekte” ausmisten, d.h. Wichtiges in den passenden Ordner, den Rest löschen und dann den Archivordner über Datei -> Datendateiverwaltung -> Einstellungen -> jetzt komprimieren verkleinern. Jetzt kann er getrost abgelegt werden. Die angegebene Vorgehensweise bezieht sich zwar auf Outlook 2003, sollte aber entsprechend auch in Outlook 2000 und 2002 funktionieren.
Geschrieben am 12.01.2006 um 13:52:04 Uhr in der Kategorie Allgemein, Anfänger, Tools, Feed: RSS 2.0. Sie können einen Kommentar schreiben.
Hat nichts mit dem Beitrag zu tun, ist hier aber schön zu sehen: ihr solltet, wenn ihr Grafiken etc. einbindet, mal ein {br clear=”all” /} (natürlich spitze Klammern anstatt der geschweiften) am Ende des Textes machen, dann ragt die Grafik auch nicht in den vorherigen Beitrag rein. Ist so doch leicht irritierend auf den ersten Blick
Vielen Dank für den Hinweis, Gaby. Du hast natürlich vollkommen Recht. Leider ließ unser bisheriger WYSIWYG-Editor keine Styles bei der Eingabe von Beiträgen zu. Jetzt testen wir gerade tinyURL, womit wenigstens im <p>-Tag ein Inline-Style hinzugefügt werden kann. Den Style im <br /> hat er nämlich auch gleich wieder gekillt. Möglicherweise liegt das an unseren Wordpress-Einstellungen. Wir testen weiter
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wie kann ich mein total überfülltes outlook archivieren, sodass ich files wie archive 2001, archive 2002 etc. bekomme, auf die ich später zugreifen kann !?
Danke um jeden hinweis !!